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Tipps und Tricks rund um das Unternehmenskonto bei BahnBusiness

Mit diesen Tipps planen und buchen Sie Geschäftsreisen einfacher und schneller.

Unternehmens- und DB Kundenkonto

Buchung

Services und häufig gestellte Fragen

Zentrale Mailadresse

Zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen

Sie können jetzt für jede Buchungsstelle eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen. So stellen Sie sicher, dass automatisch alle Rechnungen von Buchungen innerhalb der Buchungsstelle an diese zentrale E-Mail-Adresse gesendet werden.

So geht’s:

  1. Wählen Sie unter "Mein Unternehmen" bei "Buchungsstellen" die gewünschte Buchungsstelle aus.
  2. Im Bereich "Allgemeine Informationen" können Sie die zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand der Buchungsstelle hinterlegen.
  3. An diese zentrale E-Mail-Adresse werden nach einer Buchung alle Rechnungen der Buchungsstelle versendet.

Persönliche Mailadresse

Persönliche Kontakt-E-Mail-Adresse hinterlegen

Hinterlegen Sie bitte im geschäftlichen Kundenkonto unter "Persönliche Daten" Ihre persönliche E-Mail-Adresse als Kontakt-E-Mail-Adresse. So ist sichergestellt, dass Sie relevante Informationen direkt erhalten:

  • Hinweis zur Funktion „Passwort vergessen“: Die Kontakt-E-Mail-Adresse, die Sie für die Passwort-Wiederherstellung nutzen, darf nur bei einem DB Kundenkonto hinterlegt sein.
  • Wenn Sie die digitale Reisebegleitung nutzen, erhalten Sie an diese E-Mail-Adresse wichtige Informationen zur Reise, z. B. Benachrichtigungen über Fahrplanänderungen oder Änderungen von Sitzplatzreservierungen.  

Für die Rechnungsstellung können Sie auch eine zentrale E-Mail-Adresse in der jeweiligen Buchungsstelle hinterlegen. Lesen Sie hierzu "Hinterlegung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand".

Wann ist es sinnvoll, Buchungsstellen anzulegen?

  • Wenn Sie mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Standorte haben und für diese unterschiedliche Rechnungsadressen und/oder Kreditkarten verwenden wollen, empfehlen wir Ihnen das Anlegen von „Buchungsstellen“.
  • Zusätzlich kann eine E-Mail-Adresse für den automatischen Versand von Rechnungen hinterlegt werden und ein oder mehrere Buchungsstellenverantwortliche, die für die Mitarbeitenden buchen können.

Ihr Vorteil: Die in der Buchungsstelle hinterlegte Rechnungsadresse und zentrale Firmenkreditkarte kann den Mitarbeitenden dieser Buchungsstelle zugewiesen werden.

Neue Buchungsstellenverantwortliche anlegen

Legen Sie sich eine oder mehrere Personen als Buchungsstellenverantwortliche an, die Sie bei der Buchung und Reiseorganisation unterstützen bzw. vertreten.

Vorraussetzungen:

  • Die Zuweisung können nur Geschäftskunden-Admins vornehmen. 
  • Die neuen Buchungsstellenverantwortliche müssen ein geschäftliches Kundenkonto mit der Rolle "Geschäftsreisende" besitzen.

So funktioniert es:

  1. Wählen Sie unter "Buchungsstellen" die gewünschte Buchungsstelle aus.
  2. Klicken Sie unter "Allgemeine Informationen" auf "Bearbeiten".
  3. Geben Sie im Suchfeld "Buchungsstellenverantwortliche zuweisen" den Nachnamen und Vornamen der gewünschten Person ein und wählen Sie diese aus.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
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Die Rechnung wird automatisch an die buchende Person per E-Mail versendet.

  • Geschäftskunden-Admins (GA) oder Buchungsstellenverantwortliche (BV) können pro Buchungsstelle eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen.
  • Ist eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand eingerichtet, wird die Rechnung immer automatisch an diese, statt an die buchende Person, versendet.
  • Die Buchungsbestätigung, das Ticket und die Informationen zur digitalen Reisebegleitung gehen an die Kontakt-E-Mail-Adresse der reisenden Person.

Bei Buchung für Dritte ohne geschäftlichem Kundenkonto erhält die buchende Person:

  • die Buchungsbestätigung inkl. Ticket
  • die Informationen zur digitalen Reisebegleitung 
  • gegebenenfalls die Rechnung, wenn keine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand eingerichtet ist

Bei Zahlung mit einer Reisestellenkarte (z. B. AirPlus) stellt nur die Abrechnung von AirPlus die Rechnung im Sinne des Steuerrechtes dar.

Eine Rechnungsänderung eines bereits gebuchten Tickets oder einer bereits gekauften BahnCard ist nicht möglich. 

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Individuelle Zusatzdaten bei Zahlung mit zentraler Firmenkreditkarte hinterlegen

Sie zahlen mit einer zentralen Firmenkreditkarte und Ihr Anbieter unterstützt die Hinterlegung von individuellen Zusatzdaten wie z.B. Personalkennzeichnen, Kostenstellen, Projektnummer? Dann können Sie diese Ihren Reisenden im BahnBusiness Portal zuweisen.

Änderungen der Zusatzdaten gelten ausschließlich für die jeweilige Person und haben keine Auswirkung auf zentral gepflegte Zusatzdaten für andere Reisende mit der gleichen zentralen Firmenkreditkarte.

So geht's:

  1. Wählen Sie unter "Mein Unternehmen" – "Mitarbeitende" – "Personen suchen" die gewünschte Person aus.
  2. Im Bereich "Zentrale Firmenkreditkarte" können Sie die individuellen Zusatzdaten hinterlegen.

Mitarbeitende können individuelle Zusatzdaten auch selbst in ihren geschäftlichen DB Kundenkonten im Bereich "Zahlungsmittel" – "Zentrale Firmenkreditkarte" – "Zusatzdaten hinzufügen" hinterlegen.

Mitarbeitende in andere Buchungsstelle verschieben

Sie möchten aufgrund von organisatorischen Änderungen Reisende einer anderen Buchungsstellen zuordnen? Verschieben Sie diese mit wenigen Klicks von einer Buchungsstelle in eine andere.

So geht's:

  1. Wählen Sie unter "Mein Unternehmen" – "Buchungsstellen" – "Buchungsstelle suchen" die Buchungsstelle aus, aus der die Reisenden verschoben werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die 3 Punkte am Ende rechts und wählen "Mitarbeitende verschieben" aus.
  3. Suchen Sie unter "Mitarbeitende zur folgenden Buchungsstelle verschieben" die neue Buchungsstelle aus.
  4. Sie können entweder einzelne Mitarbeitende verschieben oder die Option "alle verschieben" nutzen.

Hinweis: Durch das Verschieben von Mitarbeitenden wird die Zuordnung der zentralen Firmenkreditkarte und Rechnungsadresse zurückgesetzt.

So können Sie eine zentrale Firmenkreditkarte hinterlegen

Eine Kreditkarte oder eine Reisestellenkarte (z.B. von AirPlus) kann zentral für mehrere Reisende hinterlegt werden. Sie benötigen die Zugangsdaten als Geschäftskunden-Administrator:in (GA) oder als Buchungsstellenverantwortliche (BV).

Sie können die Kreditkarte/Reisestellenkarte in 3 Schritten hinterlegen:

  1. Buchungsstelle auswählen
  2. Zentrale Firmenkreditkarten der entsprechenden Buchungsstelle hinzufügen
  3. Zentrale Firmenkreditkarten den registrieren Mitarbeitenden der Buchungsstelle zuweisen

Zusatzdatenfelder können Sie zentral hinterlegen und allen ausgewählten Mitarbeitenden zuweisen. Individuelle Zusatzdaten pro Person kann nur die Person selbst im jeweiligen geschäftlichen Kundenkonto hinterlegen.

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Wenn Ihre Reisestellenkarte/Firmenkreditkarte Zusatzdaten unterstützt, können Sie diese zentral in der Buchungsstelle für alle Mitarbeitenden hinterlegen, denen die Karte zugewiesen wurde.

Geschäftskunden-Administrator:innen und Buchungsstellenverantwortliche können in den Kundendaten der Mitarbeitenden individuelle Zusatzdaten der Firmenkreditkarte pflegen. Voraussetzung ist, dass den Mitarbeitenden bereits eine Firmenkreditkarte zugewiesenen wurde. 

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So buchen Sie Tickets für andere Personen

In wenigen Schritten können Sie als Geschäftskunden-Adminstrator:in oder Buchungsstellenverantwortliche:r schnell und einfach Tickets, Sitzplätze, BahnCard Business und Upgrades für Ihre Geschäftsreisenden buchen. Einzige Voraussetzung ist, dass diese Personen ein geschäftliches Kundenkonto haben.

So geht’s:   

  1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
  2. Suchen Sie unter „Personen suchen“ die/den entsprechende/n Mitarbeitende/n aus und klicken Sie auf die 3 Punkte ganz rechts.
  3. Im Dialogfenster können Sie das entsprechende Angebot auswählen, welches gebucht werden soll.
  4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.

Das gebuchte Ticket bzw. die gebuchte BahnCard Business ist automatisch im Kundenkonto und im DB Navigator der jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar. 

Hinweis zur Rechnung

Die buchende Person erhält eine Buchungsbestätigung sowie eine Rechnung.
Die reisende Person erhält eine Buchungsbestätigung sowie das Ticket.

Bei Zahlung mit einer Reisestellenkarte z. B. AirPlus: Nur die Abrechnung von AirPlus gilt als Rechnung im Sinne des Steuerrechtes.

So buchen Sie Tickets für Mitarbeitende ohne geschäftliches DB Kundenkonto

In wenigen Schritten können Sie als Geschäftskunden-Admin oder Buchungsstellenverantwortliche bzw. Buchungsstellenverantwortlicher Tickets und Sitzplätze für Ihre Geschäftsreisenden buchen.

Für die Buchung einer BahnCard benötigen Ihre Reisenden ein eigenes geschäftliches Kundenkonto.

So geht's:

  1. Loggen Sie sich in das BahnBusiness Portal ein und wählen Sie die gewünschte Verbindung und das entsprechende Angebot aus.
  2. Im Schritt "Kundendaten" wählen Sie die Option „Für wen buchen Sie“. Hier können Sie für sich oder für eine andere Person ein Ticket buchen. Bei der Buchung für Dritte ohne geschäftliches Kundenkonto klicken Sie „Für eine andere Person buchen“ und geben den Namen der Person ein. Eine eventuell vorhandene BahnCard für die dritte Person muss manuell eingegeben werden.
  3. Die in Ihrem Kundenkonto hinterlegte Zahlungsart wird automatisch berücksichtigt. Wenn Sie die Tickets mit einer zentralen Firmenkreditkarte bezahlen möchten, müssen Sie diese vorab Ihrem eigenen Kundenkonto in der Buchungsstelle zuweisen.
  4. Leiten Sie das Ticket nach dem Buchen bitte an die reisende Person weiter.

 

Wieso ist ein eigenes DB Kundenkonto für Geschäftsreisende wichtig?

Wir empfehlen Ihnen, für jede Geschäftsreisende und jeden Geschäftsreisenden ein eigenes DB Kundenkonto anzulegen. So können Ihre Reisenden

  • selbst Tickets und BahnCard Business buchen
  • die BahnCard Business digital im DB Navigator hinterlegen 
  • sofort Informationen bei Änderungen vor und während der Reise erhalten (digitale Services zur Reisebegleitung) und digitale Fahrgastrechte nutzen
  • BahnBonus Punkte sammeln 
  • BahnCard Business auch durch Dritte buchen lassen

Es gelten die gleichen Zugangsdaten für das BahnBusiness Portal und die App DB Navigator, wodurch alle gebuchten Tickets automatisch auch in der App hinterlegt sind.

So legen Sie ein neues DB Kundenkonto für Ihre Geschäftsreisenden an

  1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
  2. Öffnen Sie „Neue Mitarbeitende anlegen“.
  3. Füllen Sie die Eingabefelder aus und klicken Sie unten auf „Selbstregistrierungslink senden“.
  4. Ihre Mitarbeitenden erhalten im Anschluss eine E-Mail und können nach der Registrierung buchen sowie die digitalen Services nutzen.

FAQ

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden ein neues Kundenkonto anlegen, ist der Benutzername immer eine E-Mail-Adresse. Wahrscheinlich wird die geschäftliche E-Mail-Adresse schon als Benutzername im Privatkundenportal verwendet. 

So ersetzen Ihre Mitarbeitenden den Benutzernamen im Privatkundenportal:

  1. Unter "Kundenkonto verwalten" den Menüpunkt "Login und Sicherheit" auswählen.
  2. "Zum Account Manager" öffnen.
  3. Benutzernamen / E-Mail ändern und auf "Fortfahren" klicken.

Der neue Benutzername muss eine E-Mail-Adresse sein. Eine E-Mail-Adresse kann nur einmalig verwendet werden.

Wechseln die Mitarbeitenden ihre E-Mail-Adresse, ist die geschäftliche E-Mail-Adresse für die Registrierung eines geschäftlichen Kundenkontos frei.

Erscheint eine Fehlermeldung, hilft eventuell das Löschen der Cookies und des Cache. Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich bitte an 030 586020919. Nur die Login-Inhabenden erhalten Auskünfte zu persönlichen Daten.

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Unternehmenskonto und Kundenkonto – kurz erklärt

Melden Sie Ihr Unternehmen bei BahnBusiness an, erstellen Sie automatisch ein Unternehmenskonto. Im Unternehmenskonto können Sie über das Dropdown-Menü „Mein Unternehmen“ folgende Informationen einsehen und verwalten:

Unternehmensdaten

  • Unternehmensinformationen wie Rechnungsadresse hinterlegen
  • Zahlungsarten festlegen

Aufträge

  • Aufträge in einem Zeitraum von 31 Kalendertagen innerhalb der letzten 31 Monate einsehen
  • Auftragsinformationen wie Buchungsverantwortliche, Reiseverlauf und Reisekosten erhalten
  • Filterung nach Person oder Auftragsnummer

Buchungsstellen

  • Neue Buchungsstellen anlegen und bestehende Buchungsstellen verwalten

Mitarbeitende

  • Mitarbeitende in den Rollen Geschäftskunden-Administrator:innen (GA), Buchungsstellenverantwortliche (BV) und Geschäftsreisende (GR) anlegen
  • Mitarbeitende verwalten oder löschen
  • Überblick über die Selbstregistrierungen verschaffen

Das Unternehmenskonto ist nur für Geschäftskunden-Administrator:innen (GA) und Buchungsstellenverantwortliche (BV) einsehbar.

Alle im Unternehmenskonto registrierten Nutzer:innen (Geschäftskunden-Administrator:innen, Buchungsstellenverantwortliche, Geschäftsreisende) erhalten automatisch ein geschäftliches Kundenkonto. Über das Kundenkonto können u. a. persönliche Daten, favorisierte Streckenverläufe und die BahnBonus Mitgliedschaft verwaltet werden. Außerdem können auch Abos, Gutscheine und BahnCards hinterlegt werden.

Hinweis: Scheidet ein:e Mitarbeitende:r aus dem Unternehmen aus und wird das geschäftliche Kundenkonto gelöscht, wandelt sich das geschäftliche Kundenkonto automatisch in ein privates Kundenkonto um. Hintergrund ist, dass noch gültige BahnCards oder Zeitkarten weiterhin genutzt werden können.

Übersicht Downloads

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Bessere Übersicht durch Download-Möglichkeit von Rechnungen und Tickets

Geschäftsreisen-Admintrator:innen können alle Aufträge und Rechnungen ihres Unternehmens für den Zeitraum der letzten 31 Monate einsehen und herunterladen.

Buchungsstellenverantwortliche können Rechnungen von allen Geschäftsreisenden ihrer Buchungsstelle einsehen und herunterladen.

Auch Geschäftsreisende können ihre Tickets und Rechnungen im Reiter „Meine Reisen“ bis zu 31 Monate rückwirkend abfragen. Dieser Service erleichtert die Sammlung von Belegen, z. B. für die Steuererklärung oder Reisekostenabrechnung.

Welche Rollen gibt es im Unternehmenskonto?

Im Unternehmenskonto gibt es 3 verschiedene Rollen. Definieren Sie die Rollen Geschäftsreisen-Administrator:innen, Buchungsstellenverantwortliche und Geschäftsreisende für Ihre Mitarbeitenden. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Funktionen der einzelnen Rollen:

Geschäftskunden-Administrator:innen (GA)

  • Besitzen die Berechtigung zur Pflege von Unternehmensdaten
  • Können Buchungsstellen (z.B. für Niederlassungen, Abteilungen) für eine bessere Übersicht anlegen
  • Können zentral Zahlungsarten für alle Buchungsstellen und Buchenden festlegen
  • Legen Buchungsstellenverantwortliche und Geschäftsreisende im Unternehmenskonto an
  • Können für sich selbst und Dritte Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen

Buchungsstellenverantwortliche (BV)

  • Verantwortlich für eine Buchungsstelle
  • Legen Geschäftsreisende im Unternehmenskonto an
  • Können für sich selbst und Dritte Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen
  • Können zentral Zahlungsarten für Ihre Buchungsstelle und Reisenden/ Mitarbeitenden festlegen

Geschäftsreisende (GR)

  • Können für sich selbst Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen

So löschen Sie Mitarbeitende aus dem Unternehmenskonto

  • Geschäftliche DB Kundenkonten können nur durch einen GA/BV gelöscht werden.
  • Eine Löschung des geschäftlichen DB Kundenkontos von Mitarbeitenden ist sofort oder terminiert möglich.
  • Das geschäftliche DB Kundenkonto der Mitarbeitenden wird durch die Löschung in ein neues privates DB Kundenkonto umgewandelt – die Mitarbeitenden erhalten eine Löschbestätigung.
  • Ein privates DB Kundenkonto kann nur durch den Mitarbeitenden selbst gelöscht werden. Es dürfen keine offenen Aufträge (Buchungen und Tickets) oder laufende Verträge (beispielsweise BahnCard-Abonnement) bestehen.
  • Nach 24 Monaten Inaktivität (kein aktives Login) werden private und geschäftliche DB Kundenkonten automatisch gelöscht.
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Wenn registrierte Mitarbeitende in der Mitarbeitendenübersicht nicht angezeigt werden, prüfen Sie zunächst, ob andere Geschäftskunden-Admins oder Buchungsstellenverantwortliche die betreffende Person gelöscht oder einer anderen Buchungsstelle zugeordnet haben.

Ein weiterer möglicher Grund: Nach 2 Jahren Inaktivität (kein aktives Login) wird ein DB Kundenkonto automatisch gelöscht.

Um dies zu verhindern, ist ein Login im DB Navigator oder auf bahn.de innerhalb dieses Zeitraums notwendig.

Geschäftskunden-Admins oder Buchungsstellenverantwortliche können Mitarbeitende erneut registrieren:

  1. Öffnen Sie dazu in "Mein Unternehmen" den Bereich "Mitarbeitende" und wählen "Mitarbeitende anlegen". 
  2. Durch den Versand des Selbstregistrierungslinks können Mitarbeitende sich ein neues geschäftliches DB Kundenkonto anlegen.
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BahnCard Business digital für Dritte buchen und sofort in der App DB Navigator nutzen

Die BahnCard Business kann nur für registrierte Geschäftsreisende mit eigenem Kundenkonto gebucht werden. Wichtig ist, dass sowohl das Geburtsdatum als auch die Meldeadresse im Kundenkonto hinterlegt sind.

So geht’s:   

  1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
  2. Suchen Sie unter „Personen suchen“ die entsprechende Person aus und klicken Sie auf die 3 Punkte ganz rechts.
  3. Im Dialogfenster können Sie die BahnCard Business auswählen, die bestellt werden soll.
  4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.
  5. Die bestellte BahnCard Business sind automatisch im Kundenkonto sowie im DB Navigator der jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar.
  6. Mitarbeitende müssen die BahnCard Business 25/50 noch in ihrem Kundenkonto im Bereich „BahnCard – Ermäßigung hinterlegen“ hinzufügen. Nur so wird die BahnCard Business 25/50 bei jeder Ticketbuchung automatisch berücksichtigt.

Wie beantragen Geschäftsreisende digitale Fahrgastrechte bei Verspätung?

Für Züge, die mehr als 60 Minuten Verspätung haben oder ausfallen, können Sie eine Entschädigung geltend machen. Sie können den Antrag selbst stellen oder die Geschäftskunden-Admins oder Buchungsstellenverantwortlichen können dies für Sie übernehmen.

So geht's:

1) Wählen Sie die betroffene Reise aus:

  • "Meine Reisen" im DB Kundenkonto (Geschäftsreisende)
  • Auftragssuche (Geschäftskunden-Admins oder Buchungsstellenverantwortliche)

Sie benötigen:

  • Die Auftragsnummer des digital gebuchten Tickets (12-stellig)
  • Den Nachnamen der reisenden Person

2) Klicken Sie auf "Fahrgastrechte" und dann auf "Entschädigung beantragen".

3) Folgen Sie den Anweisungen. Es sind nur wenige Klicks und Eingaben notwendig, um den Antrag abzusenden.

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