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Portal-Administration Ihres Unternehmens

Nutzen Sie die Vorteile von bahn.business bestmöglich und verwalten Sie die Geschäftsreise-Aktivitäten auf optimale Art und Weise.

Inhalte

Struktur und Rollen im bahn.business Portal

Geschäftskunden-Admins

  • Besitzen die Berechtigung zur Pflege von Unternehmensdaten
  • Können zentral Zahlungsarten für alle Buchenden festlegen
  • Können Buchungsstellen für eine einfachere und transparentere Abwicklung anlegen
  • Können Buchungsstellenverantwortliche und Geschäftsreisende zur Anlage eines Kundenkontos einladen
  • Können Tickets und BahnCard Business für sich selbst und Dritte buchen
  • Besitzen ein geschäftliches Kundenkonto und können für sich selbst und für Dritte buchen

Erklärung

Sie haben mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Standorte und möchten für diese unterschiedliche Rechnungsadressen und/oder Zahlungsmittel verwenden? Legen Sie dafür Buchungsstellen an. 

Nur Geschäftskunden-Administrator:innen können Buchungsstellen anlegen.

Ihr Vorteil: Alle in einer Buchungsstelle zentral hinterlegten Adressen und Zahlungsmittel, wie zum Beispiel zentrale Firmenkreditkarte können allen registrierten Mitarbeitenden dieser Buchungsstelle zugewiesen werden. Das vereinfacht Abrechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen.

Erklärung

  • Verantwortlich für eine oder mehrere Buchungsstellen
  • Können Geschäftsreisende zur Anlage eines Kundenkontos einladen
  • Können zentrale Firmenkreditkarten hinterlegen und den Mitarbeitenden zuweisen
  • Können Tickets und BahnCard Business für sich selbst und Dritte buchen
  • Besitzen ein geschäftliches Kundenkonto und können für sich selbst und für Dritte buchen

Erklärung

  • Besitzen ein geschäftliches Kundenkonto und können Tickets und die BahnCard Business für sich selbst buchen
  • Alle über das Kundenkonto gebuchten Tickets und BahnCard Business werden automatisch auch in der App DB Navigator hinterlegt

Erklärung

  • Besitzen ein geschäftliches Kundenkonto, können aber nicht selbst buchen
  • Die Buchung erfolgt durch GA oder BV
  • Alle über das Kundenkonto gebuchten Tickets und die BahnCard Business werden automatisch auch in der App DB Navigator hinterlegt

Die Vorteile eines Kundenkontos für alle Reisenden

Wir empfehlen allen Reisenden Ihres Unternehmens die Nutzung eines DB Kundenkontos. So können Ihre Reisenden:

  • selbst Tickets und BahnCard Business buchen
  • die BahnCard Business digital im DB Navigator hinterlegen
  • sofort Informationen bei Änderungen vor und während der Reise erhalten 
  • digitale Services zur Reisebegleitung und digitale Fahrgastrechte nutzen
  • BahnBonus Punkte sammeln
  • BahnCard Business auch durch Dritte buchen lassen

Die Login-Daten zum Kundenkonto gelten sowohl für das bahn.business Portal als auch die App DB Navigator. Alle gebuchten Tickets sind automatisch auch in der App hinterlegt.

So richten Sie das Portal ein

Mitarbeitende zur Selbstregistrierung einladen (GA/BV)

  • Ein geschäftliches Kundenkonto ist Voraussetzung für die Buchung einer BahnCard sowie die Nutzung der digitalen Services.
  • Laden Sie Ihre Mitarbeitenden mittels eines Selbstregistrierungslinks per E-Mail zur Anlage eines geschäftlichen Kundenkontos ein.
  • Sie können bei der Registrierung entscheiden, ob die Mitarbeitenden ein Selbstbuchungsrecht erhalten sollen.
Mitarbeitende hier anlegen

Zahlungsarten festlegen (GA)

  • Als GA können Sie die Zahlungsarten für Ihre Geschäftsreisenden festlegen.
  • "Zentrale und persönliche Kreditkarte" sind immer aktiviert.
  • "PayPal" und "Apple Pay" können Sie bei Bedarf auswählen.
  • Lastschrift ist im bahn.business Portal aktuell nicht möglich.
Jetzt Zahlungsarten festlegen
Weitere Informationen zu den Zahlungsarten

Mitarbeitende löschen (GA/BV)

  • Mitarbeitenden-Kundenkonten können nur durch die Rolle GA/BV gelöscht werden.
  • Eine Löschung von geschäftlichen Kundenkonten ist sofort oder terminiert möglich.
  • Das geschäftliche Kundenkonto der Mitarbeitenden wird durch die Löschung in ein privates Kundenkonto umgewandelt – die Mitarbeitenden erhalten eine Löschbestätigung.
  • Ein privates Kundenkonto kann nur durch den Mitarbeitenden selbst gelöscht werden. Nach 24 Monaten Inaktivität wird ein privates Kundenkonto automatisiert gelöscht.
Mitarbeitende jetzt oder terminiert löschen
Zu den persönlichen Daten im Kundenkonto

Weitere Geschäftskunden-Administrator:innen einrichten (GA)

  1. Klicken Sie im Reiter "Mein Unternehmen" auf "Mitarbeitende".
  2. Unter "Personen suchen" die gewünschten Mitarbeitenden finden und deren Profil öffnen.
  3. Über "Bearbeiten" können Sie die "Adminrechte aktivieren" oder entziehen.
Weitere Informationen: Weitere Geschäftskunden-Administrator:innen einrichten (GA)

So buchen Sie Tickets, Reservierungen und BahnCards

Tickets für mich buchen (GA/BV/GR)

  1. Loggen Sie sich ein.
  2. Wählen Sie auf der Startseite Ihre gewünschte Verbindung und folgen Sie den Buchungsschritten.
  3. Das gebuchte Ticket ist automatisch in Ihrem Kundenkonto.
  4. Die gleichen Login-Daten gelten auch für den DB Navigator – auch dort ist das Ticket automatisch hinterlegt.
Zum Login

BahnCard Business für mich buchen (GA/BV/GR)

  1. Loggen Sie sich ein.
  2. Wählen Sie in der Navigationsleiste "Tickets & Angebote" und dann "BahnCards Business".
  3. Bestellen Sie die gewünschte BahnCard Business. Die Karte ist automatisch in Ihrem Kundenkonto hinterlegt.
  4. Pflegen Sie unbedingt die "BahnCard Ermäßigung" in Ihrem Kundenkonto. 

 

Weitere Erläuterungen zum Thema "BahnCard Ermäßigung hinterlegen"

Tickets für Dritte mit Kundenkonto buchen (GA/BV)

  1. Wählen Sie unter "Mein Unternehmen" den Menüpunkt "Mitarbeitende" aus.
  2. Suchen Sie unter "Personen suchen" die entsprechenden Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf die 3 Punkte rechts.
  3. Im Dialogfenster können Sie das Angebot auswählen.
  4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.
  5. Das gebuchte Ticket ist automatisch im Kundenkonto und im DB Navigator der Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar. 
Für Dritte mit Kundenkonto buchen

Tickets für Dritte ohne Kundenkonto buchen (GA/BV/GR)

  1. Wählen Sie in der Buchung die gewünschte Verbindung und das Angebot aus.
  2. Im Schritt "Kundendaten" können Sie unter der Option "Für wen buchen Sie?" den Namen der dritten Person angeben. Eine eventuell vorhandene BahnCard für die dritte Person muss manuell eingegeben werden.
  3. Das in Ihrem Kundenkonto hinterlegte Zahlungsmittel wird automatisch berücksichtigt. Wenn Sie die Tickets mit einer zentralen Firmenkreditkarte bezahlen möchten, müssen Sie diese vorab Ihrem eigenen Kundenkonto in der Buchungsstelle zuweisen.
  4. Leiten Sie das Ticket nach dem Buchen an die reisende Person weiter.
Für Dritte ohne Kundenkonto buchen

BahnCards für Dritte buchen (GA/BV)

  • BahnCards können Sie nur für Mitarbeitende mit eigenem Kundenkonto buchen.
  • Wichtig: Das Geburtsdatum und die (Melde-) Adresse muss durch die Kundenkonto-Inhabenden im Kundenkonto, für das gebucht wird, hinterlegt worden sein.
  • Nach erfolgreicher Buchung ist die BahnCard Business automatisch im Kundenkonto und im DB Navigator der jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar.
  • Mitarbeitende müssen zusätzlich die Ermäßigung in ihrem Kundenkonto hinzufügen. So wird der BahnCard Business Rabatt bei jeder Ticketbuchung automatisch berücksichtigt.
BahnCards für Dritte buchen

BahnCard Ermäßigung durch die Kundenkonto-Inhabenden hinterlegen

Beachten Sie, dass diese Anpassung zwingend durch die BahnCard Inhabenden selbst vorgenommen werden muss. 

Weitere Erläuterungen zum Thema "BahnCard Ermäßigung hinterlegen"

So verwalten Sie Ihre Daten im Kundenkonto

Eigenes geschäftliches Kundenkonto pflegen (GA/BV/GR)

  • Sie haben als GA und BV automatisch auch ein eigenes geschäftliches Kundenkonto.
  • Hinterlegen Sie in Ihrem Kundenkonto folgende persönliche Daten: Geburtsdatum, (Melde-)Adresse und gegebenenfalls Ihre BahnCard Ermäßigungsart.

Tipp: Sie können über Ihr Kundenkonto auch Tickets und Reservierungen für Dritte buchen.

Kundenkonto pflegen

BahnCard Ermäßigung im eigenen Kundenkonto hinterlegen (GA/BV/GR)

Damit der BahnCard Business Rabatt automatisch bei der Ticketbuchung berücksichtigt wird, muss dieser als Ermäßigungsart im geschäftlichen Kundenkonto hinterlegt werden. Dies muss durch die Kontoinhabenden selbst erfolgen. 

  1. Wählen Sie im Kundenkonto den Bereich "BahnCard" aus.
  2. Unter der Option "Ermäßigung hinzufügen" können Sie die entsprechende BahnCard Business auswählen und abspeichern.
BahnCard Ermäßigung pflegen

BahnCard Business im eigenen Kundenkonto hinterlegen (GA/BV/GR)

Die BahnCard Business wird nach der Buchung automatisch im geschäftlichen Kundenkonto hinterlegt. Sie muss bei der Kontrolle im Zug vorgezeigt werden.

Eine BahnCard Business kann nur in einem Kundenkonto (geschäftlich oder privat) digital hinterlegt werden.

BahnCard im Kundenkonto pflegen

DB Navigator herunterladen (GA/BV/GR)

  • Laden Sie den DB Navigator herunter.
  • Es gelten die gleichen Login-Daten wie im bahn.business Portal.
  • Alle im Kundenkonto gebuchten Tickets, Reservierungen und BahnCard Business sind nach erfolgreicher Buchung automatisch im DB Navigator hinterlegt.
Zum DB Navigator

Optional: So richten Sie Buchungsstellen ein

Neue Buchungsstelle anlegen (GA)

Wenn Sie mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Standorte haben und für diese unterschiedliche Rechnungsadressen und/oder Zahlungsmittel verwenden wollen, empfehlen wir Ihnen das Anlegen von "Buchungsstellen".

  1. Wählen Sie den Menüpunkt "Buchungsstellen" aus.
  2. Unter "Buchungsstelle anlegen" können Sie unter Angabe des Namens eine neue Buchungsstelle anlegen.
  3. Unter "Buchungsstelle suchen" finden Sie eine Übersicht Ihrer angelegten Buchungsstellen.
  4. Mit Klick auf die 3 Punkte am Ende rechts können Sie sich Details zur Buchungsstelle anzeigen lassen.
Buchungsstelle anlegen

Buchungsstellenverantwortliche anlegen (GA)

Voraussetzung: Die gewünschte Person muss bereits als "GR" registriert sein.

  1. Wählen Sie unter "Buchungsstelle suchen" die gewünschte Buchungsstelle aus. Gehen Sie unter "Allgemeine Informationen" auf "Bearbeiten".
  2. Geben Sie im Suchfeld "Buchungsstellenverantwortliche zuweisen" den Vor- und Nachnamen der gewünschten Person ein und wählen diese aus.
Buchungsstelle anlegen

Zentrale Rechnungsanschrift und zentrale E-Mail Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen (GA/BV)

Hinterlegen Sie bei Bedarf abweichende Rechnungsadressen:

  1. Wählen Sie im Bereich "Mein Unternehmen" unter "Buchungsstellen" die gewünschte Buchungsstelle aus und hinterlegen Sie unter "Zentrale Adressen" neue Rechnungsadressen.
  2. Weisen Sie die neue Rechnungsadresse über die 3 roten Punkte am Ende der Zeile den Reisenden/Mitarbeitenden zu.
Buchungsstelle suchen und zentrale E-Mail-Adresse hinterlegen

Zentrale Zahlungsmittel einer Buchungsstelle zuweisen (GA/BV)

  • Zentrale Firmenkreditkarten ermöglichen einfache Zahlungen und eine transparente Abrechnung für Ihre Buchungsstelle.
  • Wählen Sie im Bereich "Unternehmensdaten" eine Buchungsstelle aus.
  • Unter "Zentrale Firmenkreditkarte" können Sie eine Karte hinzufügen und über die Punkte rechts den Mitarbeitenden zuweisen.
Zentrale Zahlungsmittel hinterlegen

Zentrale Zusatzdaten hinterlegen (GA/BV)

  1. Wählen Sie unter "Buchungsstelle" die gewünschte Buchungsstelle aus. Gehne Sie auf "Zentrale Firmenkreditkarte" und wählen Sie die gewünschte Karte aus.
  2. Über die 3 roten Punkte am Ende können Sie zentrale Zusatzdaten hinterlegen.

Individuelle Zusatzdaten können für einzelne Mitarbeitende hinterlegt werden:

  1. Klicken Sie dafür die jeweiligen Mitarbeitenden an und ändern die Daten unter "Zentrale Firmenkreditkarte".
Zentrale Zusatzdaten hinterlegen

Mitarbeitende zwischen Buchungsstellen verschieben (GA)

  1. Wählen Sie unter "Buchungsstellen" – "Buchungsstelle suchen" die Buchungsstelle aus, aus der die Reisenden verschoben werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die 3 Punkte am Ende rechts und wählen "Mitarbeitende verschieben" aus.
  3. Suchen Sie unter "Mitarbeitende zur folgenden Buchungsstelle verschieben" die neue Buchungsstelle aus.

Achtung: Durch das Verschieben von Mitarbeitenden wird die Zuordnung von Firmenkreditkarten und Rechnungsadresse zurückgesetzt.

Mitarbeitende zwischen Buchungsstellen verschieben